Dokumentstyring

Brukervennlig og enkel styring av prosedyrer.
Få demo

Dokumentstyring

Brukervennlig og enkel styring av prosedyrer.

 

Få demo

God dokumenthåndtering forenkler din jobbhverdag

Hvor finner jeg dette dokumentet? Hva het dokumentet igjen?

Kjenner du deg igjen? Dette er typiske spørsmål som ofte dukker opp når du leter etter et Word- eller Excel-filer i din Laptop. Å finne frem til viktige dokumenter i en jungel av mapper kan fort bli fryktelig irriterende. Mye av din arbeidstid går til informasjonsleting, du mister dyrebar tid til administrasjonsarbeid du kunne vært foruten, og mister fokus på oppgaver du helst skulle ha fokusert på.

God dokumenthåndtering av dine dokumenter gjør at du sparer tid, og at du enklere får oversikt over dokumentene du har lagret. Dette gir deg økt fokus på dine daglige oppgaver og rutiner.

Organiser og strukturer dine dokumenter med TQM Enterprise

Hva er et kvalitetssystem uten en modul i dokumentstyring? Dokumentmodulen i TQM Enterprise er et skybasert verktøy som hjelper deg med å styre, håndtere, og kontrollere alle typer dokumenter. Dette kan være manualer, instrukser, prosedyrer, referater, kontrakter, og andre typer relevante dokumenter.

Gjennom dokumentmodulen kan du sende inn og registrere dine dokumenter, hvor alt blir trygt lagret i skyen. Dette kan enkelt gjøres via Windows Utforsker. Formater som støttes er bla Word, Excel, og PDF-filer.

Videre vil vår TQM APP synkroniseres med modulen i styringssystemet, slik at du kan søke på dokumenter, og utføre oppgaver fra din smarttelefon.

skybasert dokumentstyring

Hva er dokumentstyring?

Med dokumentstyring menes dokumenthåndtering, hvor du organiserer dokumentene til din virksomhet på en enkel, strukturert, og oversiktlig måte. Å implementere et system for dokumenthåndtering sørger for at du kan effektivisere din arbeidsdag, og samtidig redusere tidsbruken til informasjonsleting og administrasjonsarbeid.

Skreddersydd for deg som bruker

Målet til et styringssystem (og en dokumentmodul), er at du skal jobbe smartere. Dokumentstyring sørger for at du skal kunne behandle dine dokumenter på en organisert og strukturert måte, slik at du enkelt kan arkivere og lett finne frem til dine dokumenter.

Derfor er dokumentmodulen tilpasset deg som bruker, og ikke omvendt. Modulen tilpasses din virksomhets behov, hvor du kan endre maler, menyer, profilering slik det passer deg.

Dokumentmodulen er også integrert med de andre modulene til TQM Enterprise.

Lett tilgang til dine dokumenter

Med vår skybaserte løsning sparer du også tid ved å enkelt finne opp referater, manualer, notater og andre dokumenter du har lagt inn i systemet. Dermed behøver du ikke sile deg gjennom uendelige excel-ark eller gamle ringpermer fra nedstøvete hyller.

Med å ha alt enkelt og trygt lagret på ett sted vil du få en god flyt på dine rutiner for dokumenthåndtering. Både når det gjelder bearbeiding og arkivering av dokumenter.

Fordeler med dokumentstyring

  • Enkel dokumentoversikt
  • Alt lagret på ett sted i skyen
  • Mindre administrasjonsstress
  • Enkel tilgang til gjenfinning av dokumenter
  • Mer fokus på dine viktige oppgaver i jobbhverdagen

Viktige funksjoner med dokumentstyring i TQM Enterprise

  • Tilgangskontroll
  • Oversiktlig hurtigmeny
  • Integrert mot alle tilgjengelige moduler
  • Fil-uavhengig system (Databasedokumenter og fysiske filer)
  • Delingsfunksjonalitet oppstrøms, nedstrøms og horisontalt
  • Automatisk versjonsstyring og sporbarhet
  • Automatisk generering av topp/bunntekster
  • Automatiske godkjenningsrutiner
  • Innebygd tekstredigering
  • Automatisk generert IK-oversikt
  • Revisjonsstyring av prosesser og enkeltdokumenter
  • Lesebekreftelser
  • Massive søkemuligheter, inkl søk i fysiske dokumenter
  • Snarveier fra prosesskart til andre moduler
  • Hendelsesbaserte varslinger
  • HTML-publisering av dokumenter
  • Tilgjengelig på TQM APP
  • URL-linker til «alt»

Dokumentstyring tilgjengelig på App

Du kan også registrere og laste inn dokumenter rett fra din smarttelefon. 4humans egenutviklede TQM APP synkroniseres med modulen i styringssystemet, slik at du lett kan søke på dokumenter og utføre oppgaver fra hvor som helst, og når som helst. 

APP`en er tilgjengelig i Android og iOS-format.

Modulen støtter ISO-krav

Modulen dekker prosessdesign med ansvarlige personer. Modulen dekker også internkontroll på all dokumentasjon som styringsdokumenter, versjonshåndteringer og godkjenninger. Modulen samsvarer med §5 ledd nr 1,2,3,4,5,7 i Internkontrollforskriften.

Modulen støtter blant annet disse kravene i ISO 9001:

  • Punkt 7.5 Dokumentert informasjon
  • Punkt 7.5.2 Oppretting og oppdatering
  • Punkt 7.5.3 Styring av dokumentert informasjon
  • Fleksibel løsning – passer for enkeltmannsforetak og konsern
  • Uavhengig av størrelsen på din virksomhet kan modulen for dokumentstyring i TQM Enterprise konfigureres til å passe unikt for din virksomhet.

TQM Enterprise, en komplett dokumentkontroller

TQM Enterprise er i dag en av Norges og Europas mest fremtredende og moderne SaaS-løsninger, som benyttes av både små og store virksomheter i privat og offentlig sektor.

Med TQM Enterprise får du 9 integrerte moduler + vår egen TQM APP. Løsningen støtter internkontoll (IK) og ulike prosesstandarder, som eksempelvis ISO 9001:2015, 14001 og 17025.

Med TQM Enterprise får du blant annet:

  • Egne maler for brukerprofiler
  • Plug-in av samtlige styringssystem
  • Enkle metoder for flytting av prosessområder
  • Dashboard med valgfrie og valgbare «Widgets»
  • Maskinell kopiering av prosesskart til andre enheter

Bestill demo

Du kan når som helst trekke samtykket tilbake og endre dine e-postpreferanser. Personvernerklæring.

4human TQM leverer prosessorienterte styringssystemer for HMS, Kvalitet og Ytremiljø til mer enn 400 juridiske virksomheter i privat og offentlig sektor.

KONTAKT OSS

  Marked@4humanTQM.no 
  48 31 38 38
   Strandgata 8, 3725 Skien